Księgowość w e-commerce – klucz do sukcesu w biznesie internetowym

Większość sprzedawców na starcie swojej działalności online nie przywiązuje większej wagi do księgowości. Jednak to właśnie liczby pozwalają na odpowiednie wytyczenie ścieżki dla swojego biznesu. Koniec końców – w ostatnim rozrachunku chodzi o to, aby firma się rozwijała i przynosiła dochód.  

Księgowość i finanse to fundamenty działalności e-commerce 

Zrozumienie liczb, jakie stoją za całym biznesem, jest niezbędne do osiągnięcia i utrzymania rentownego, zdrowego biznesu e-commerce. Kwestie finansowe – takie jak brak gotówki czy problemy z cenami i kosztami – są jednymi z głównych przyczyn niepowodzenia firm z tej branży.  

W porównaniu z księgowością firm z branży detalicznej, księgowość e-commerce może być wyzwaniem. W sprzedaży internetowej trzeba bowiem brać pod uwagę dodatkowe zawiłości wynikające choćby z zaangażowania platform sprzedażowych takich jak Amazon czy eBay. Przepływ gotówki od klientów do sprzedawców przechodzi więc przez pośrednika, co również trzeba wziąć pod uwagę przy prowadzeniu rachunkowości. 

Księgowość a różne kanały sprzedaży e-commerce 

Księgowość e-commerce jest inna dla wszystkich kanałów sprzedaży. Firmy często sprzedają jednocześnie na wielu platformach typu marketplace, a sami sprzedawcy wielokanałowi muszą być świadomi różnic między nimi. Na przykład Amazon ma różne opłaty do rozliczenia, takie jak prowizja od sprzedaży czy opłaty Fulfillment By Amazon (FBA), w zależności od używanych usług. 

Z drugiej strony Shopify to platforma, a nie marketplace, więc musisz pamiętać o podatkach, w tym o zarządzaniu przekazem podatku od sprzedaży.  

W zależności od kanałów, czy jest to Amazon, Shopify, czy inne popularne marketplace’y, takie jak Etsy, eBay czy Allegro, powinieneś zapoznać się z konkretnymi opłatami, typami transakcji i wszelkimi innymi informacjami potrzebnymi do prowadzenia dokładnej dokumentacji księgowej. 

Przykładowo, sprzedając online na rynku francuskim i niemieckim masz obowiązek odprowadzania tzw. „podatku śmieciowego” od opakowań. Więcej na ten temat pisaliśmy w tym artykule.

Na czym polega księgowość w e-commerce? 

Księgowość to proces rejestrowania, analizy i zarządzania finansami związanymi z działalnością online, w tym przychodami, kosztami, zyskami i rozliczeniami podatkowymi. Prawidłowe prowadzenie księgowości umożliwia przedsiębiorcom śledzenie swojej sytuacji finansowej i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Istnieje wiele sposobów prowadzenia księgowości w e-commerce, a wybór zależy głównie od skali działalności i preferencji przedsiębiorcy.

Księgowość w e-commerce jest kluczowym narzędziem, które pomaga przedsiębiorcom kontrolować i optymalizować swoje finanse. Obejmuje ona monitorowanie przychodów i kosztów, zrozumienie marż, identyfikację źródeł przychodów oraz rozliczenia podatkowe. Bez odpowiedniego zarządzania finansami, ryzyko utraty zysków i konfliktów z organami podatkowymi znacznie się zwiększa. 

Części składowe w księgowości e-commerce

Prawidłowo prowadzona księgowość w e-commerce nie ogranicza się wyłącznie do kwestii podatkowych. Obejmuje ona znacznie szerszy zakres działań. W poniższej tabeli przedstawiamy obszary, które są objęte księgowością e-commerce. 

Dobra dokumentacja finansowa, zapewnienie zgodności z przepisami i wywiązywanie się z obowiązków podatkowych to podstawowe zadania dla firmy z branży e-commerce – niezależnie od jej wielkości i etapu rozwoju. Równie ważne jest jednak właściwe prognozowanie możliwości rozwojowych firmy i optymalizacja finansów.  

Analizy finansowe pozwalają na planowanie rozwoju firm e-commerce, pomagają podejmować lepsze decyzje finansowe np. kiedy uzupełnić magazyny lub czy firma może sobie pozwolić na zatrudnienie kolejnego pracownika. Dodatkowo, dobrze prowadzone prognozy księgowych pozwalają na utrzymanie płynności finansowej w przypadku spowolnienia działalności lub trudnych warunków gospodarczych.  

Kiedy rozpocząć prowadzenie księgowości w biznesie e-commerce? 

Ustawienie finansów powinno być najwyższym priorytetem dla właściciela firmy e-commerce i dobrze jest to zrobić w tym samym czasie, co zakładanie firmy. Oto kilka kluczowych rzeczy, które należy uporządkować, aby łatwiej było prowadzić księgowość e-commerce: 

• Firmowe konto bankowe – jednym z największych błędów popełnianych przez nowe firmy jest mieszanie finansów osobistych i firmowych. Korzystanie z konta, które już posiadasz, może być kuszące, ale będziesz żałować tej decyzji, gdy przyjdzie czas na uporządkowanie finansów. Zamiast tego skonfiguruj dedykowane konto firmowe. 
• Oprogramowanie księgowe – jeśli dopiero zaczynasz, możesz korzystać z Excela lub Arkuszy Google, ale wraz z rozwojem firmy online oprogramowanie księgowe pomoże zaoszczędzić czas podczas śledzenia sprzedaży, wydatków, zapasów i podatków oraz wygeneruje dla Ciebie niezbędne raporty finansowe. Wśród małych firm i ekspertów, Xero i QuickBooks to dwa najpopularniejsze programy do księgowości w chmurze. 
• Outsourcing księgowości – przedsiębiorcy mają możliwość outsourcingu księgowości w e-commerce do profesjonalnych firm specjalizujących się w tej dziedzinie. Warto rozważyć tę opcję, zwłaszcza jeśli biznes online rośnie i staje się bardziej skomplikowany. 

Zobacz wizytówki naszych firm partnerskich oferujących kompleksowe usługi księgowo-finansowe dla sprzedawców e-commerce 

TaxCoach

SH TAX

KPConsulting

Pomocnik – regularne zadania w księgowości e-commerce 

1. Śledzenie i kategoryzowanie transakcji sprzedażowych 

W e-commerce kluczowym zadaniem jest śledzenie i dokładne kategoryzowanie wszystkich transakcji sprzedaży. Obejmuje ono rejestrację przychodów ze sprzedaży, właściwe uwzględnienie podatku od sprzedaży, monitorowanie opłat za dostawę oraz precyzyjne uwzględnienie wszelkich udzielanych rabatów. Zapewnia to dokładność i przejrzystość w zakresie przychodów. 

2. Śledzenie i kategoryzowanie wydatków  

Równie istotne jest monitorowanie i kategoryzowanie wszystkich wydatków związanych z prowadzeniem działalności e-commerce. W tym punkcie, kluczowe jest dokładne śledzenie kosztów związanych z reklamą, opłatami za wysyłkę, zakupami zapasów, subskrypcjami oprogramowania oraz opłatami za hosting lub prowizjami platform sprzedażowych marketplace takich jak Amazon, Allegro czy eBay. Umożliwia to efektywne zarządzanie finansami i kontrolowanie kosztów operacyjnych. 

3. Śledzenie zwrotów towarów i kosztów zamówień 

Zwroty w e-commerce to chleb powszedni. Dlatego ważne jest, aby precyzyjnie śledzić te operacje oraz odpowiednio je kategoryzować. Zapewnia to dokładność bilansów finansowych i pozwala na dokładne monitorowanie wpływu tych operacji na ostateczne wyniki finansowe. 

4. Porównanie danych księgowych z danymi finansowymi 

Obejmuje ono dokładny przegląd danych księgowych w porównaniu z wyciągami bankowymi. To ważne, aby upewnić się, że wszystkie transakcje zostały właściwie zarejestrowane. Jeśli wystąpią jakiekolwiek rozbieżności, należy je zidentyfikować i rozwiązać, aby zachować spójność finansów. 

5. Sprawozdania finansowe 

Kluczowym elementem prowadzenia księgowości e-commerce jest przygotowywanie regularnych sprawozdań finansowych. Obejmuje ono generowanie rachunków zysków i strat, bilansów oraz rachunków przepływów pieniężnych. Te dokumenty stanowią podstawę do oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa i podejmowania decyzji biznesowych. 

6. Analiza wyników finansowych 

Analiza wyników finansowych to istotny krok w zarządzaniu finansami e-commerce. Przedsiębiorcy powinni regularnie monitorować kluczowe wskaźniki, takie jak marża zysku brutto, marża zysku netto i obrót zapasami. Dzięki tym analizom można identyfikować trendy, obszary wymagające poprawy oraz nowe możliwości rozwoju biznesu. 

7. Zgodność z prawem podatkowym 

W zakresie podatków firmy e-commerce muszą być dobrze przygotowane. Planowanie i składanie deklaracji podatku dochodowego oraz właściwe obliczanie i odprowadzanie podatku od sprzedaży są kluczowe. Błędy w obszarze podatkowym mogą prowadzić do poważnych problemów, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z regulacjami podatkowymi. 

8. Budżet biznesowy 

Prowadzenie budżetu biznesowego pozwala przedsiębiorcom planować nadchodzące wydatki i przychody. To istotne narzędzie, które umożliwia skuteczne zarządzanie finansami i przewidywanie ewentualnych sezonowych zmian w działalności. 

9. Dokumentacja 

Czyli prowadzenie dokładnej i uporządkowanej dokumentacji wszystkich transakcji finansowych, rachunków i faktur. Dzięki temu łatwiej jest przeprowadzić przyszłe audyty lub przeglądy, co może być kluczowe w przypadku kontroli finansowej. 

Rola księgowości w sukcesie działalności e-commerce 

W dzisiejszych czasach e-commerce to dynamicznie rozwijający się sektor gospodarki, a platformy takie jak Amazon, eBay czy Allegro przyciągają coraz więcej przedsiębiorców. Jednak, aby osiągnąć sukces w tym konkurencyjnym środowisku, nie wystarczy tylko sprzedawać produkty. Księgowość w e-commerce odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami i podatkami. Teraz, mając lepsze zrozumienie tego tematu, będziesz w stanie efektywniej zarządzać finansami swojego biznesu online na Amazon i innych platformach e-commerce.