Problemy sklepów online cz.1 – skomplikowana księgowość

Prowadzenie sklepu online wiąże się ze stawianiem czoła powtarzalnym problemom i trudnościom. Z tego powodu powstała seria artykułów – „problemy sklepów online”. Seria składa się z 5 artykułów, a każdy z nich dotyczy innego kłopotu, jaki może napotkać sprzedawca w sklepie online. W dzisiejszym odcinku poruszymy kwestie związane z księgowością. Sprawdź, jak uporać się z papierologią w sklepie internetowym!

Wszystkie części poradnika:
Problemy sklepów online cz.1 – skomplikowana księgowość

Problemy sklepów online cz.2 – zagmatwana logistyka

Problemy sklepów online cz.3 – nieład w danych produktowych

Problemy sklepów online cz.4 – niewidoczna marka

Problemy sklepów online cz.5 – zwroty towarów

Codzienna księgowość w sklepie online

Dokumentacja w prowadzeniu sklepu internetowego jest nie do przeskoczenia. Każdy sklep online ma obowiązek dostarczać okresowe raporty do US czy też wystawiać faktury za dokonaną sprzedaż. A poza tym dochodzi również wiele innych dokumentów do przygotowania… Już na początku są dwie drogi prowadzenia księgowości. Otóż można zajmować się nią samodzielnie lub zlecić całość obowiązków księgowych zewnętrznej firmie lub zatrudnionej osobie (księgowej/księgowemu). Najprostszym wyjściem w obu przypadkach jest korzystanie z systemów księgowych wbudowanych w sklep internetowy. I to zarówno w przypadku rozliczeń samodzielnych, czy też tych zlecanych firmie zewnętrznej. Mamy wtedy pewność, że żadne dane nie są pominięte, a część procesów (np. generowanie raportów) dzieje się automatycznie. Warto wspomnieć, że w przypadku sprzedaży internetowej, możliwe jest prowadzenie księgowości w pełni online.

Sprawdź naszą ofertę usług wsparcia sprzedaży na Amazon:

[W-04] Konsultacja prawna

325,00 zł netto

[W-03] Konsultacja Amazon

300,00 zł netto

[W-02] Szkolenia Amazon

450,00 zł netto

Forma prawna a wymagania księgowe w sklepie online

Najczęstszymi formami prawnymi w biznesach dookoła handlu online są: jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tutaj zaczynają się schody. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości. Najlepszą praktyką w tym przypadku jest skorzystania ze wsparcia biura rachunkowego lub księgowej. Choćby ze względu na oszczędność czasu. Prościej jest w przypadku sklepu online zarządzanego przez jednoosobową działalność gospodarczą. Dlaczego? Otóż prawnie wymagane jest prowadzenie księgowości uproszczonej. Z takimi rozliczeniami, właściciel sklepu online jest w stanie poradzić sobie samodzielnie, więc na nich skupimy się w dalszej części artykułu.

Rodzaje opodatkowania w sklepie internetowym

Formę podatku dochodowego oraz sposób prowadzenia księgowości wybiera się maksymalnie na jeden dzień przed rozpoczęciem tej działalności, nie później jednak niż w dniu zaksięgowania pierwszego przychodu. Rodzaje opodatkowania w sklepie online szczegółowo tłumaczy Poradnik Przedsiębiorcy.

Księgowość uproszczona tzw. mała księgowość w sklepie online

Prowadzenie księgowości w sklepie internetowym skupia się głównie dookoła wystawiania faktur i rachunków, deklaracji podatkowych, deklaracji dla ZUS czy też księgowaniu innej niezbędnej dokumentacji. Mała księgowość w sklepie online umożliwia dwie drogi dokonywania takich rozliczeń:

– Ryczałt. Dla handlu jest ustalony na 3%. Ryczałt umożliwia wyliczenie przychodu w sklepie internetowym. W rozliczeniu ryczałtowym nie da się jednak rozliczyć kosztów, co oznacza ni mniej ni więcej konieczność płacenia podatków także w razie poniesienia straty. Nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z tej formy rozliczenia – m.in. niektóre branże są wykluczone (np. apteki, kantory walut obcych) czy też określony jest górny limit przychodów, po przekroczeniu którego należy przejść na rozliczenie przy pomocy Księgi Przychodów i Rozchodów.

– Księga Przychodów i Rozchodów. Nic innego jak rozliczanie się na zasadach ogólnych, a więc na podstawie skali podatkowej (poniżej 85 528 zł – 17%, powyżej 85 528 zł – 32%) lub podatku liniowego (19%). W przypadku tej formy rozliczenia księgować należy zarówno przychody, jak i rozchody. Podatek wylicza się w oparciu o dochód (przychód minus koszty). Tutaj mamy też możliwość skorzystania z różnych ulg podatkowych dla przedsiębiorców.

Jak poprawnie prowadzić księgowość w sklepie online?

W przypadku księgowości uproszczonej sprawdzą się nawet dostępne w sieci darmowe szablony w programie Excel. Jeśli jednak zależy Ci na większej automatyzacji, przejrzystości czy też wsparciu ze strony specjalistów – najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z dostępnych na rynku systemów księgowych. Taki system w łatwy sposób można zintegrować ze sklepem internetowym. W razie potrzeby czy jakichkolwiek wątpliwości, można zgłosić się bezpośrednio do supportu danej aplikacji księgowej. Dobrą praktyką jest również współpraca z firmami consultingowymi wspierającymi sprzedaż online. Wspomagają one nie tylko proces księgowości, lecz wszelkie aspekty prowadzenia sprzedaży internetowej.